Akceptacja i rozliczanie faktury zakupowych jest procesem biznesowym obecnym w każdej organizacji. Każdego miesiąca wpływające do organizacji liczne faktury, należy przypisać do poszczególnych spraw, budżetów i miejsc powstawania kosztów. Obieg faktury w strukturach organizacji najczęściej występuje w formie papierowej. Po zaewidencjonowaniu jest ona dekretowana do osób odpowiedzialnych, następnie sprawdzana i zatwierdzana przez pracowników czy kierowników działów oraz wprowadzana do systemu informatycznego. Proces tradycyjnego obiegu faktury często jest dłuższy niż czas płatności faktury.

Rodzi to typowe problemy w organizacji związane ze zbyt późnym księgowaniem faktury oraz realizowanie płatności po terminie, co może spowodować konflikty z dostawcami oraz problemy z odliczaniem podatku VAT. To typowe "wąskie gardło" w organizacji. Sytuacja taka jest w szczególnie złożona w przypadku organizacji osiadających wiele oddziałów na terenie całego kraju.

Oferowane przez nas rozwiązanie NET3 BPM pozwala na automatyzację procesu obiegu faktury. Faktura przychodząca jest skanowana i rejestrowana w systemie wraz z podstawowymi danymi. Po rejestracji faktury, krąży ona w organizacji zgodnie z wcześniej zdefiniowanym procesem obiegu i zatwierdzania faktury.

Rozwiązanie NET3 BPM pozwala na powiązanie poszczególnych pozycji faktury z konkretnym projektem , czy też jednostką organizacyjną. Tworzona przez nas integracja z systemami finansowo-księgowymi ułatwia komunikację na tyle, że oferowane przez nas rozwiązanie NET3 BPM pozwala na pełną automatyzację procesu dekretacji faktury bez konieczności wprowadzania ponownie danych.

Do najważniejszych korzyści związanych z wdrożeniem rozwiązania w zakresie obiegu faktur należą:

• Sprawne zarządzanie obiegiem faktur przed ich zaksięgowaniem
• Przyspieszenie procesu obiegu faktury oraz wyeliminowanie przypadków zagubienia dokumentów
• Rejestracja wszelkich zdarzeń związanych z obsługą faktur (kto, co, kiedy wpisał, zmienił jaką podjął decyzje, itp.) - historia procesu
• Rejestracja wartości netto faktury na poszczególne miejsca powstawania kosztów (MPK) i przydzielenie tej samej faktury do zatwierdzania przez różnych pracowników
• Tworzenie ścieżek zatwierdzania dokumentów zgodnie z definicją miejsc powstawania kosztów (MPK)
• Pełna informacja o zakwestionowanych fakturach i ich przyczynach (zarządzanie reklamacjami)
• Pełna kontrola terminów realizacji poszczególnych etapów obiegu faktury
• Wyeliminowanie konieczności przekazywania dokumentów papierowych
• Terminowe rozliczanie płatności oraz przestrzeganie terminów związanych z rozliczeniami podatku VAT
• Integracja systemu NET3 BPM z rozwiązaniami finansowo-księgowymi wkluczająca konieczność dwukrotnego wprowadzania tych samych danych
• Raportowanie dotyczące faktur oczekujących na zatwierdzenie z możliwością przeniesienia ich do Excela